Codice Etico

COPAG S.p.A.
Modello di organizzazione, gestione e controllo COPAG S.p.A. ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 e s.m.i. 16 maggio 2019

PREMESSA

Storia ed attività COPAG S.p.A.
COPAG S.p.A. è un’Organizzazione i cui soci sono molte strutture sanitarie private. Oggi COPAG S.p.A. fornisce più di 900 ospedali, RSA e Case di Riposo con un’offerta di prodotti sempre più completa, innovativa e competitiva.
La strategia della Società è focalizzata sulla creazione di valore, sia attraverso opportunità di crescita per linee esterne, sia proseguendo nell’attività di sviluppo per vie interne.

Finalità e valore del codice
Il presente Codice Etico e di Condotta (di seguito anche solamente “Codice”) ha l’obiettivo di definire i principi etici fondamentali, le regole comportamentali e le responsabilità che COPAG riconosce, rispetta e assume come valore e imperativo vincolante a cui sono tenuti a conformarsi tutti i destinatari dello stesso.
Da sempre COPAG S.p.A. pone al centro della propria azione la soddisfazione del cliente e questo principio permea tutto il modo di agire della Società, con particolare riferimento alle attività del personale, sia esso interno che esterno.
Il Codice mette in chiaro quindi, i presupposti da sempre presenti e mirati ad attestare formalmente che l’attività d’impresa COPAG S.p.A. è ispirata ai principi di correttezza, trasparenza, diligenza, onestà, reciproco rispetto, lealtà e buona fede, al fine di salvaguardare gli interessi delle diverse parti interessate e assicurare un metodo di lavoro efficiente, affidabile, corretto ed impostato al rispetto della normativa rilevante e di principi etici ritenuti adeguati, necessari e imprescindibili per operare all’interno del mercato, con riguardo sia alle attività svolte nell’ambito del territorio italiano sia alle attività svolte in altri paesi e alle conseguenti relazioni con aziende sanitarie, fornitori, imprese ed istituzioni nazionali e internazionali.
Il Codice presuppone il rispetto delle disposizioni normative e amministrative vincolanti e applicabili e la precisa osservanza dei regolamenti e delle procedure aziendali.
In particolare, il COPAG S.p.A. si impegna a uniformare la propria attività alle prescrizioni del Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n.231 (in seguito il “Decreto”) e successive modifiche e integrazioni.
Pertanto, il Codice Etico, da considerare parte integrante del Modello di organizzazione, gestione e controllo COPAG S.p.A., costituisce la base del sistema di controllo preventivo ai fini del Decreto.

Il controllo circa il rispetto del Codice Etico è affidato all’Organismo di Vigilanza.

I destinatari del Codice

I destinatari del Codice
I destinatari del Codice sono:
a) tutti i dipendenti COPAG S.p.A., a prescindere dal ruolo e dalla funzione esercitata;
b) i componenti dei diversi organi sociali nonché persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo della stessa (Soggetti Apicali, componenti del Consiglio di Amministrazione o personale che abbia delega esplicita);
c) qualsiasi “soggetto terzo” che possa agire in nome e/o per conto COPAG S.p.A.

Per “soggetti terzi” s’intendono tutti quelli che hanno rapporti con COPAG S.p.A. quali a mero titolo esemplificativo, consulenti, procuratori/agenti, procacciatori, collaboratori esterni e le controparti contrattuali con le quali la Società conduca trattative o concluda accordi a qualsiasi titolo.
In nessun modo la convinzione di agire nell’interesse o a vantaggio della Società può giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con i principi indicati nel presente Codice. L’applicazione e il rispetto dei principi enunciati rientra, peraltro, nei più generali obblighi di collaborazione, correttezza, diligenza e fedeltà richiesti dalla natura della prestazione dovuta e dall’interesse dell’impresa, cui tutti sono tenuti nello svolgimento di qualsiasi prestazione in favore della COPAG S.p.A. I suddetti obblighi, per i dipendenti COPAG S.p.A., integrano quanto stabilito dal codice civile e dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro per i dipendenti del Terziario applicabile ed in vigore.

1. PRINCIPI GENERALI

Il presente Codice Etico intende rendere comprensibili i valori etici fondamentali per COPAG S.p.A., quali:

1.1 Professionalità
Gli Amministratori, i Dipendenti ed i soggetti terzi sono scelti e svolgono diligentemente le proprie prestazioni lavorative e professionali, operando nell’interesse di COPAG S.p.A. e perseguendo obiettivi di efficacia ed efficienza.

1.2 Correttezza
I rapporti con la Pubblica Amministrazione e con tutti i terzi interlocutori sono improntati alla massima correttezza e trasparenza.

1.3 Imparzialità
COPAG S.p.A. nelle relazioni sia interne sia esterne, s’ispira ai principi di uguaglianza e di parità di trattamento, evitando qualsiasi forma di discriminazione basata su età, sesso, orientamento sessuale, stato di salute, razza, nazionalità, opinioni politiche e sindacali e credenze religiose.

1.4 Lealtà
Tutte le attività, interne ed esterne, devono essere improntate alla massima lealtà ed integrità, operando con senso di responsabilità, in buona fede, stabilendo rapporti professionali e commerciali corretti, nonché tendendo alla valorizzazione e salvaguardia del patrimonio aziendale.

1.5 Legalità
Tutti i destinatari del presente documento sono tenuti al rispetto della normativa vigente, del Codice Etico e delle norme/prassi interne aziendali; in nessun caso il perseguimento dell’interesse di COPAG S.p.A. può giustificare un comportamento non conforme alle stesse.

2. CONFLITTO DI INTERESSI

COPAG S.p.A. ritiene non tollerabile porre in essere azioni e comportamenti anche solo potenzialmente in conflitto e in concorrenza con l’attività COPAG S.p.A. o con le finalità e gli interessi che la stessa persegue, nonché compiere attività o adottare decisioni cui possa essere collegato, direttamente o indirettamente, un interesse, finanziario o non finanziario, proprio, del coniuge, di parenti entro il quarto grado e/o di conviventi, di persone collegate (amici, conoscenti, ecc.) o di organizzazioni di cui i soggetti sopra citati siano amministratori o dirigenti, che possano far venire meno il dovere di imparzialità e si pongano in conflitto con l’attività e le finalità della Società per cui la stessa opera.

A titolo di esempio pur non esaustivo, può insorgere un conflitto d’interessi quando nello svolgimento della propria attività:
a) si hanno interessi, ivi compresi quelli economici e finanziari, diretti o indiretti, che possono influenzare la propria attività per COPAG S.p.A.;
b) si può ottenere un vantaggio personale, finanziario e non, tramite l’accesso e l’uso improprio di informazioni;
c) si prestano attività presso o in favore di fornitori/clienti della Società;
d) si diffondono, anche in occasione d’incontri informali, notizie riservate sulle attività svolte dalla Società prima che la stessa abbia provveduto a darne comunicazione ufficiale;

Ove i destinatari del Codice si trovino o ritengano di potersi trovare in una posizione di conflitto d’interessi o qualora sussistano gravi ragioni di convenienza, devono astenersi dall’adottare qualsiasi decisione e/odallo svolgere qualsiasi attività i cui effetti ricadano, direttamente o indirettamente, sulla Società.

Sia in caso di astensione, sia laddove non fosse possibile astenersi, si ha il dovere di informare il proprio Responsabile, comunicando i motivi del potenziale conflitto, il Responsabile sarà a sua volta tenuto ad informare tempestivamente il Presidente o i Consiglieri Delegati che, ove necessario di concerto con il CdA, provvederà a valutare l’effettiva presenza di tale conflitto e ad autorizzare eventualmente l’attività lavorativa potenzialmente in conflitto e/o a porre in essere le azioni necessarie per prevenire azioni pregiudizievoli per COPAG S.p.A. Su motivata richiesta della Società e/o dell’Organismo di Vigilanza, l’interessato è tenuto a fornire ulteriori informazioni sulla situazione reale o potenziale di conflitto di interessi nella quale ritiene di essere coinvolto. In caso di conflitti che coinvolgono soggetti in posizione Apicale nonché il Presidente e i Consiglieri delegati, si ha il dovere di informare il CdA che prenderà decisioni in merito nella sua collegialità informandone il Collegio Sindacale e l’OdV. In ogni caso, su motivata richiesta della Società e/o dell’Organismo di Vigilanza, l’interessato è tenuto a fornire ulteriori informazioni sulla situazione reale o potenziale di conflitto di interessi nella quale ritiene di essere coinvolto.

3. REGOLE DI CONDOTTA NEI CONFRONTI DEL PERSONALE E DEI COLLABORATORI
MOLESTIE E DISCRIMINAZIONI

Per dipendenti e collaboratori esterni COPAG S.p.A.:
a) assicura un ambiente di lavoro che valorizzi le diversità, nel rispetto del principio di uguaglianza;
b) non accetta alcun tipo di discriminazione di carattere razziale, sessuale, politico, sindacale o religioso;
c) non ammette molestie sessuali, intendendosi per “molestia sessuale” ogni atto o comportamento indesiderato, anche verbale, a connotazione sessuale arrecante offesa alla dignità della persona che lo subisce; non ammette altresì la creazione di un clima d’intimidazione nei confronti della persona che subisca le suddette molestie.

I dipendenti e collaboratori che ritengono di essere oggetto di comportamenti molesti o discriminatori o sono a conoscenza di intimidazioni, discriminazioni o comportamenti molesti e/o discriminatori in atto devono informare il proprio Responsabile e/o gli Amministratori, nonché l’Organismo di Vigilanza, i quali provvederanno con la massima sollecitudine e riservatezza a compiere tutte le azioni che si riterranno opportune, al fine di consentire il superamento della situazione di disagio e ripristinare un sereno ambiente di lavoro.

3.1 RISORSE UMANE

Le persone sono la principale fonte del successo COPAG S.p.A. che riconosce la centralità delle risorse umane e richiede di instaurare e mantenere relazioni interpersonali basate sulla lealtà e fiducia reciproca.
Costituiscono risorse umane gli amministratori, i dipendenti e i collaboratori inclusi i Collaboratori Esterni. La gestione dei rapporti di lavoro di ogni tipologia si basa sul rispetto dei diritti della persona in quanto tale, al fine di valorizzare l’apporto di ciascuno favorendo lo sviluppo e la crescita professionale delle risorse umane impiegate da COPAG S.p.A.
Tutti i dipendenti devono essere a conoscenza della normativa che disciplina l’espletamento delle proprie funzioni a dei comportamenti conseguenti.

3.2 SELEZIONE DEL PERSONALE

I soggetti preposti alla selezione delle risorse umane, siano essi interni alle funzioni aziendali o fornitori di servizi, nei limiti delle informazioni disponibili adottano opportune misure per evitare favoritismi, nepotismi o forme di clientelismo nelle fasi di selezione e assunzione. Le informazioni assunte durante la selezione devono essere strettamente necessarie alla verifica del profilo professionale e psicoattitudinale della risorsa umana ed in ogni caso nel rispetto della privacy del candidato.

3.3 GESTIONE DEL PERSONALE

COPAG S.p.A. offre le medesime opportunità di carriera a coloro che risultino in possesso delle caratteristiche richieste per l’accesso a funzioni, incarichi e/o profili superiori, senza discriminazione alcuna e sulla base di criteri meritocratici, di competenza professionale acquisita e, comunque, sulla base di parametri strettamente professionali.

3.4 DIRITTI E DOVERI DEI DIPENDENTI

Il dipendente ha diritto:
a) al trattamento economico e normativo previsto dalle leggi e dal CCNL;
b) alla tutela della sicurezza e della salute nei luoghi di lavoro;
c) all’assistenza legale nei casi espressamente previsti dalla normativa contrattuale;
d) al rispetto del CCNL in vigore da parte di COPAG S.p.A.

Il dipendente COPAG S.p.A., tra l’altro, ha l’obbligo di:
a) conoscere ed osservare la normativa vigente, il CCNL, i processi le prassi e le procedure aziendali, nonché i principi contenuti nel presente Codice;
b) osservare le disposizioni e le istruzioni impartite dalla Società, dagli Amministratori o, comunque, dai propri Responsabili;
c) evitare di abusare o di ingenerare false convinzioni in relazione alla propria posizione, ruolo o poteri rivestiti all’interno della Società e al ruolo stesso COPAG S.p.A., intervenendo immediatamente al fine di eliminare ogni ed eventuale fraintendimento;
d) al fine di mantenere la fiducia del mercato e in particolare dei fornitori verso COPAG S.p.A., trattare tutti in modo corretto ed equo, evitare favori o pressioni, reali o apparenti, al fine di ottenere particolari vantaggi da determinati fornitori;
e) mantenere riservate le informazioni relative all’attività della Società, nonché quelle di natura finanziaria ed economica;
f) non utilizzare informazioni ottenute nel corso dell’attività svolta per COPAG S.p.A. per fini personali o per ottenere vantaggi di natura finanziaria o non finanziaria;
g) non rivelare alcuna informazione sui fornitori della Società ai terzi ed in particolar modo ad altri fornitori della stessa;
h) non denigrare, in nessun caso, la Società e/o chi abbia avuto rapporti di qualsiasi natura ed a qualsiasi titolo con la medesima;
i) non partecipare ad incontri informali con soggetti interessati ad ottenere informazioni su questioni rilevanti in merito all’attività d’ufficio, se non espressamente autorizzati dal proprio Responsabile;
j) non utilizzare per esigenze personali, salvo particolari casi di urgenza, gli strumenti di lavoro, ivi comprese le linee telefoniche e strumenti HW e SW, ed avere cura dei locali, mobili, eventuali automezzi o materiali messi a sua disposizione;
k) non trarre profitti o vantaggi, diretti o indiretti, finanziari o non, con o senza danno per la Società, dall’espletamento della propria attività lavorativa;
l) avere una condotta ed usare un linguaggio ed un abbigliamento adeguati all’ambiente lavorativo.

3.5 FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE DEI DIPENDENTI

Periodicamente, COPAG S.p.A. predispone programmi di formazione e di aggiornamento professionale del personale dipendente, diversi secondo il ruolo, le competenze, le responsabilità e le funzioni svolte dal personale medesimo.
La Società provvede a promuovere con regolarità programmi di sensibilizzazione per i propri dipendenti con particolare, seppur non esclusivo, riferimento agli obblighi in tema di salute e sicurezza sul lavoro.

3.6 Rapporti con i collaboratori esterni

COPAG S.p.A. richiede ai Collaboratori Esterni di mantenere il livello di professionalità grazie alla quale sono stati selezionati per intrattenere rapporti con la Società, con condivisione dei principi e contenuti del Codice Etico e di Condotta.

In relazione ai rapporti con i Collaboratori Esterni, i dipendenti e i membri degli organi sociali sono tenuti a:
In relazione ai rapporti con COPAG S.p.A. i Collaboratori Esterni sono tenuti a:

osservare le procedure aziendali per la gestione dei rapporti con i Collaboratori Esterni;
conoscere ed osservare la normativa vigente, i processi, le prassi e le procedure aziendali, nonché i principi contenuti nel presente Codice Etico e di Condotta;
evitare di abusare o di ingenerare false convinzioni in relazione alla propria posizione, ruolo o poteri rivestiti all’interno della Società e al ruolo stesso di COPAG S.p.A., intervenendo immediatamente al fine di eliminare ogni ed eventuale fraintendimento;
mantenere riservate le informazioni relative all’attività della Società, nonché quelle di natura finanziaria ed economica;
non utilizzare informazioni ottenute nel corso dell’attività svolta per COPAG S.p.A. per fini personali o per ottenere vantaggi di natura finanziaria o non finanziaria;
non denigrare, in nessun caso, la Società e/o chi abbia avuto rapporti di qualsiasi natura ed a qualsiasi titolo con la medesima.

4. REGOLE DI CONDOTTA NEI CONFRONTI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

4.1 RELAZIONI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

A tutti i destinatari del presente Codice Etico e di Condotta, COPAG S.p.A. vieta di promettere, offrire o versare, direttamente o attraverso intermediari, somme di denaro o altri benefici a soggetti rientranti nella definizione di Pubblica Amministrazione, al fine di influenzarli nell’espletamento dei loro doveri (sia affinché agiscano in un dato senso sia affinché omettano di agire) e/o trarne indebito vantaggio.

Non sono consentiti omaggi e atti di cortesia e di ospitalità verso soggetti rientranti nella definizione di Pubblica Amministrazione, o verso consulenti/intermediari incaricati di interfacciare tali soggetti, se non previa esplicita autorizzazione del Presidente del Consiglio di Amministrazione o dei Consiglieri delegati.

Le relazioni della COPAG S.p.A. con la Pubblica Amministrazione, i pubblici ufficiali o i soggetti incaricati di un pubblico servizio devono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e di regolamento applicabili e non possono in alcun modo compromettere l’integrità o la reputazione della Società.

L’assunzione d’impegni e la gestione dei rapporti, di qualsiasi natura, con la Pubblica Amministrazione, i pubblici ufficiali o i soggetti incaricati di un pubblico servizio, sono riservate esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò preposte e al personale autorizzato.

In ogni caso, tali soggetti sono tenuti a conservare diligentemente tutta la documentazione relativa ai rapporti tenuti con la Pubblica Amministrazione.

Le persone incaricate dalla Società di seguire una qualsiasi trattativa, richiesta o rapporto con la P.A. non devono per nessuna ragione cercare di influenzare illecitamente le decisioni dei Pubblici Ufficiali o Incaricati di Pubblico Servizio che trattano e che prendono decisioni per conto della P.A.

Si ribadisce, pertanto, che anche nel corso di una trattativa, richiesta o rapporto commerciale con Pubblici Ufficiali e/o Incaricati di Pubblico Servizio, non possono essere intraprese – direttamente o indirettamente – le seguenti azioni:

proporre – in qualsiasi modo – opportunità di collaborazione e/o commerciali che possano avvantaggiare i Pubblici Ufficiali e/o gli Incaricati di Pubblico Servizio a titolo personale o per interposta persona;
offrire in alcun modo denaro o altra utilità, salvo che si tratti di doni, omaggi o altre utilità di modico valore e, in ogni caso, rientranti negli usi o costumi legittimi e che siano stati preventivamente autorizzati come sopra indicato;
compiere qualsiasi altro atto volto a indurre i Pubblici Ufficiali a fare o ad omettere di fare qualcosa in violazione delle leggi dell’ordinamento cui appartengono.

4.2 RELAZIONI CON L’AUTORITÀ GIUDIZIARIA

Altro principio base dell’agire COPAG S.p.A. è di agire in modo lecito e corretto, collaborando con l’Autorità Giudiziaria e gli Organi dalla stessa delegati.

In caso di verifiche, ispezioni o indagini è messa a disposizione dell’Autorità Giudiziaria tutta la documentazione richiesta con assoluto divieto di distruggere o alterare registrazioni, verbali, scritture contabili e qualsiasi altro tipo di documento, e mentire o persuadere altri in tal senso.

Tutto il personale COPAG S.p.A. e chi opera per conto della stessa, deve prontamente comunicare al Presidente ed ai Consiglieri delegati, che a loro volta valuteranno se informare il CdA, qualunque informazione di cui sia in possesso e concernente il possibile verificarsi o l’esistenza di un processo penale attinente ad un reato ex D.Lgs. n. 231/2001 a carico di loro stessi o di un qualsiasi altro soggetto della Società ed inerente l’attività che loro svolgono in COPAG S.p.A..

Qualunque procedimento giudiziale inerente ai reati rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, deve essere prontamente comunicato all’OdV.

Peraltro, è fatto divieto a tutti di esercitare qualunque tipo di pressione sui soggetti coinvolti in un procedimento a qualsiasi titolo o ruolo.

4.3 RAPPORTI DI LAVORO CON LA P.A.

COPAG S.p.A. non favorisce rapporti di lavoro dipendente con ex impiegati della P.A., che, a causa delle loro funzioni istituzionali, partecipino o abbiano partecipato personalmente ed attivamente a trattative o avallato richieste effettuate dalla Società alla P.A., salvo che detti rapporti non siano stati preliminarmente ed adeguatamente dichiarati al Presidente ed ai Consiglieri delegati e valutati dall’Organismo di Vigilanza prima di procedere all’eventuale assunzione.

5. RAPPORTI CON I FORNITORI ED I CLIENTI

La soddisfazione delle richieste dei clienti e l’instaurazione di rapporti costruttivi e consolidati con essi, rappresentano primari obiettivi aziendali.

Nell’ambito delle relazioni con i Clienti, i destinatari sono tenuti a:

• rispettare impegni ed obblighi assunti ed a mantenere con essi favorevoli e durature relazioni, improntate alla massima professionalità, correttezza, efficienza, collaborazione e cortesia;

• fornire informazioni complete, veritiere e tempestive in modo da consentire al cliente una decisione consapevole;

• operare nell’ambito della normativa vigente e richiederne il puntuale rispetto.

La scelta dei fornitori e l’acquisto di beni e servizi sono effettuati dalle apposite funzioni aziendali in base a valutazioni obiettive circa competenze, competitività, qualità e prezzo.

Nell’ambito delle relazioni con i Fornitori, gli Amministratori ed i Dipendenti addetti sono tenuti a:

• instaurare relazioni efficienti, trasparenti e collaborative, mantenendo un dialogo aperto e franco in linea con le migliori consuetudini commerciali;

• ottenere la collaborazione dei fornitori nell’assicurare costantemente il più conveniente rapporto tra qualità, costo e tempi;

• esigere l’applicazione delle condizioni contrattualmente previste;

• operare nell’ambito della normativa vigente e richiederne il puntuale rispetto.

5.1 Acquisto di beni e servizi ed affidamento di consulenze esterne

Coloro che portano a termine qualsiasi acquisto di beni e/o servizi per conto COPAG S.p.A., incluso l’affidamento di consulenze esterne, devono agire nel rispetto dei principi di trasparenza, correttezza, economicità, qualità, inerenza e liceità ed operare con la diligenza del buon padre di famiglia e nel rispetto delle specifiche procedure e/o prassi interne della Società.

5.2 Regalie ed omaggi

Nessuno può sollecitare, né in ogni caso accettare, direttamente o indirettamente, ad esempio attraverso i propri familiari, regalie da parte di fornitori anche solo potenziali della Società, qualora possano apparire in qualsiasi modo connessi ai rapporti in essere con COPAG S.p.A. o, comunque, possano lasciare ad intendere la loro finalizzazione ad acquisire vantaggi indebiti.

Per regalie s’intendono i beni materiali, quali doni o denaro, ma anche beni immateriali o servizi e sconti per l’acquisto di tali beni o servizi o qualsiasi altra utilità, diretta o indiretta. Chiunque riceva, anche presso il proprio domicilio, regalie in conseguenza delle attività svolte o da svolgere in favore della Società ed eccedenti un valore puramente simbolico (€ 150,00) o comunque le normali pratiche commerciali e di cortesia, ha il dovere di informare il proprio Responsabile o il Presidente o i Consiglieri delegati o il C.d.A. provvedendo alla immediata restituzione di dette regalie.

È possibile accettare regalie di valore simbolico o anche di modesto valore, sempre che le stesse contemporaneamente:

– siano effettuate nel rispetto della normativa applicabile;
– non possano lasciare ad intendere il loro collegamento a vantaggi ottenuti o la loro finalizzazione ad acquisire vantaggi indebiti;
– siano normalmente offerte ad ogni altro soggetto che abbia rapporti analoghi o in occasione di ricorrenze o festività.

Omaggi e atti di cortesia e di ospitalità verso pubblici ufficiali e pubblici dipendenti sono consentiti, previa esplicita autorizzazione del Presidente del Consiglio di Amministrazione o dei Consiglieri delegati, quando siano di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio. Inoltre vige l’obbligo di:

– non corrispondere né offrire, direttamente o indirettamente, pagamenti e benefici materiali di qualsiasi entità per influenzare o compensare un atto del loro ufficio;
– non porre in essere pratiche e comportamenti illegali, collusivi, pagamenti illeciti, tentativi di corruzione e favoritismi.

6. CONDOTTA NELLE ATTIVITA’ AZIENDALI

6.1 OPERAZIONI E TRANSAZIONI

Ogni azione, operazione e transazione devono essere correttamente ed adeguatamente registrata, autorizzata, legittima, corretta, congrua, coerente, trasparente, verificabile e conforme ai poteri di firma.

Per ogni operazione e transazione è fatto obbligo di osservare rigorosamente le procedure/prassi aziendali di riferimento e di predisporre un adeguato supporto documentale che consenta di poter verificare l’effettività della prestazione e l’attività svolta, e di procedere al controllo sulle caratteristiche dell’operazione, sulle motivazioni dell’operazione e su chi ha autorizzato, compiuto, registrato, verificato l’operazione.

Ciascuna funzione aziendale è responsabile della veridicità, autenticità ed originalità della documentazione prodotta e delle informazioni rese nello svolgimento dell’attività di propria competenza.

6.2 GESTIONE DI SISTEMI INFORMATICI

In caso di accesso a sistemi informatici o telematici della Pubblica Amministrazione come di privati (quali, ad esempio, i registri informatici), o di altri soggetti terzi è fatto divieto ai Destinatari del Codice di alterare, in qualsiasi modo, il funzionamento dei sistemi informatici o telematici, intervenendo senza diritto con qualsiasi modalità su dati, informazioni o programmi contenuti nel sistema informatico o telematico.

7. PRINCIPI RELATIVI AGLI ILLECITI SOCIETARI

COPAG S.p.A. condanna qualsiasi comportamento da chiunque posto in essere volto ad alterare la correttezza e la veridicità dei dati e delle informazioni contenute nei bilanci, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste per legge, dirette ai soci e al pubblico.

In tal senso, tutti i soggetti chiamati alla formazione dei suddetti atti sono tenuti a verificare, con la dovuta diligenza, la correttezza dei dati e delle informazioni che saranno poi recepite per la redazione degli atti sopra indicati e tutte le poste di bilancio, la cui determinazione e quantificazione presuppone valutazioni discrezionali delle Funzioni preposte, devono essere supportate da scelte legittime e da idonea documentazione.

7.1 TUTELA DEL PATRIMONIO DELLA SOCIETÀ

È vietato porre in essere qualsiasi comportamento volto a cagionare una lesione all’integrità del patrimonio sociale.

7.2 INFLUENZA SULL’ASSEMBLEA DEI SOCI

COPAG S.p.A. vieta qualsiasi atto, simulato o fraudolento, diretto a influenzare la volontà dei componenti l’assemblea dei soci per ottenere l’irregolare formazione di una maggioranza e/o una deliberazione differente da quella che diversamente sarebbe stata assunta.

7.3 DIFFUSIONE DI NOTIZIE FALSE

È vietato diffondere notizie false sia all’interno che all’esterno della Società, concernenti la Società stessa, i suoi dipendenti, i consulenti, i collaboratori ed i terzi che per essa operano.

8. RISERVATEZZA

8.1 DIVULGAZIONE DI INFORMAZIONI

Tutte le informazioni ed i documenti appresi nello svolgimento di attività COPAG S.p.A. sono riservate.

Pertanto, per tutti i destinatari vige l’obbligo di riservatezza dei dati e delle informazioni di cui, in ragione del loro incarico, siano in possesso, e sono sottoposti al divieto di divulgare volontariamente od involontariamente informazioni.

Tutta la documentazione COPAG S.p.A. è archiviata secondo le modalità di protezione dei dati indicate nelle disposizioni interne e nelle misure adottate dalla società per la sicurezza dei dati. Le violazioni da parte di tutti i dipendenti e coloro che operano in nome e per conto della Società, saranno soggette alle relative sanzioni disciplinari previste dal codice disciplinare nonché ad eventuali altri provvedimenti che si ritenga eventualmente di adottare.

8.2 COMUNICAZIONE DELLE INFORMAZIONI

COPAG S.p.A. esige dai destinatari che le informazioni date ai terzi siano corrette, trasparenti e veritiere per cui è vietata la diffusione di informazioni non vere o tali da confondere o ingannare i destinatari delle medesime. Tale comportamento potrebbe causare un danno alla Società, ed avere conseguenze di natura risarcitoria, oltre che essere penalmente perseguibile.

8.3 TUTELA DELLA PRIVACY

COPAG S.p.A. raccoglie, gestisce e tratta i dati personali e sensibili nel rispetto della normativa vigente. La Società, pertanto, s’impegna a rispettare gli adempimenti obbligatori previsti dalle disposizioni normative e regolamentari in tema di tutela dei dati e ad adottare un sistema di gestione della privacy che consenta di poter avere un modello organizzativo e di controllo dei rischi derivanti dal trattamento dei dati. La violazione delle norme sulla privacy può comportare l’applicazione di provvedimenti disciplinari in relazione all’entità della violazione.

9. L’ORGANISMO DI VIGILANZA

COPAG S.p.A. nomina un Organismo di Vigilanza che è l’organo della Società abilitato al controllo ed all’aggiornamento del Modello organizzativo e di gestione ed al controllo dell’efficacia del Codice Etico. L’Organismo di Vigilanza ha libero accesso ai dati ed alle informazioni aziendali utili allo svolgimento delle proprie attività.

I destinatari del presente Codice Etico sono tenuti a prestare la massima collaborazione nel favorire lo svolgimento delle funzioni dell’Organismo di Vigilanza.

Qualsiasi segnalazione potrà essere comunicata all’OdV attraverso la casella di posta elettronica odvcopag@gmail.com.

10. LE SANZIONI

L’inosservanza dei principi contenuti nel presente Codice potrà comportare l’applicazione delle misure sanzionatorie contenute nel Sistema Disciplinare aziendale nei limiti e in base alle specifiche modalità ivi previste.

11. CONOSCENZA

Il presente Codice è portato a conoscenza degli Organi sociali e dei loro membri, dei dipendenti, dei consulenti, collaboratori esterni, agenti e di qualsiasi altro soggetto terzo che possa agire in nome e/o per conto della Società. Tutti i citati soggetti sono tenuti ad apprenderne i contenuti ed a rispettarne i precetti. Eventuali dubbi applicativi connessi al presente Codice devono essere tempestivamente sottoposti e discussi con l’Organismo di Vigilanza.

12. DISPOSIZIONI FINALI

Nel caso in cui anche una sola delle disposizioni del presente Codice Etico sia in conflitto con disposizioni previste nei regolamenti interni o nelle procedure, il Codice prevarrà su qualsiasi di queste disposizioni.

Qualsiasi modifica e/o integrazione al presente Codice etico dovrà essere apportata e approvata con le stesse modalità adottate per la sua approvazione iniziale.